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员工学习交流材料——你做的秘书是几段?
2019-12-16

总经理让秘书次日九点安排一个会议:通知到每一个参会人员,然后秘书自己也参加会议并做好服务。


一段秘书的做法:发通知。用电子邮件或微信发出会议通知,准备好会议用品,并参加会议。


二段秘书的做法:抓落实。发出通知后,通过打电话或微信与需要参会的同志逐一落实,确保每个人被及时通知到。


三段秘书的做法:重检查。通知发出,落实到人后,第二天在会前30分钟提醒需要参会的人员及时参会,并了解有没有变动,如有变动,及时向总经理汇报,保证总经理在会前知悉会议缺席情况,也给总经理确定将缺席的人员是否必须参会留下时间。

四段秘书的做法:勤准备。发通知,落实到人,会前通知后,去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常,并在会议室的门上贴上小条:此会议室明天几点到几点有会议。


五段秘书的做法:细准备。除以上任务完成以外,还事先了解了这个会议的性质是什么,主要议题是什么,然后给参会者发过去与这个议题有关的资料,供他们参考。


六段秘书的做法:做记录。除完成以上任务以外,还在会议过程中详细做好了会议记录。并在允许的情况下,做了一个录音备份。


七段秘书的做法:发记录。除完成以上任务以外,会后还整理好会议记录(录音)给总经理。然后,请示总经理是否发给参会人员,或其他人员。


八段秘书的做法:定责任。除完成以上任务以外,将会议上确定的各项任务一一落实到相关责任人。然后,经当事人确认后,形成书面备忘录。将备忘录交给总经理和当事人一人一份,定期跟踪各项任务的完成情况,并及时向总经理汇报。


九段秘书的做法:做流程。把上述过程做成标准化的会议流程,让任何一个秘书都可以根据这个流程把会议服务的结果做到九段,形成不依赖于任何人的会议服务体系。